Download PDF by Margit Gätjens-Reuter: Ablage: Information optimal organisieren

By Margit Gätjens-Reuter

ISBN-10: 3409391061

ISBN-13: 9783409391061

ISBN-10: 383499118X

ISBN-13: 9783834991188

Margit Gätjens-Reuter, geschäftsführende Gesellschafterin der Planolog Organisationsberatung GmbH, ist bekannt als Autorin zahlreicher Fachbücher und Fachartikel zum Thema Sekretariats-Organisation. Ihre Beratungsschwerpunkte liegen im Bereich Aufbau- und Ablauforganisation.

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Gleiehzeitig ergibt sich jedoeh aus der Frage nach dem Sinn detaillierterer Erfassung ein Tipp flir die Ablageteehnik. Wenn von vorne herein kleinere Ablageeinheiten angelegt werden - zum Beispiel dunnere Ordner oder, besser noeh, Hangemappen, dann wirkt sieh dies positiv aus auf - die Erfassung bei einer selektiven Ist-Aufnahme, - den Aktenfluss - man braueht nieht zu warten, bis ein Ordner voll ist, sondern kann Vorgange eher in den naehstniedrigen Zugriffsbereieh verlagern, - auf die Handhabung sehleehthin - man braucht nicht immer den gesamten Ordner aus dem Schrank zu nehmen und man braueht nieht zu warten, wenn ein Kollege gerade einen anderen Teil des Ordner-Inhaltes bearbeitet.

Archiv Die Vernichtung wollen wir in diesem Zusammenhang nicht als Registraturstufe ansehen. Allerdings sind auch fUr diese Endstation organisatorische Regelungen notwendig. 1 Arbeitsplatz- und Gruppenregistratur Eine Unterlage, die sHindig benotigt wird, gehort so nah wie moglich an den Arbeitsplatz. Dabei kann man grundsatzlich zwei Moglichkeiten unterscheiden. Einmal die Unterbringung im Schreibtisch, die immer dann sinnvoll ist, wenn nur der betreffende Mitarbeiter Zugriff darauf haben muss.

Organisatorische Basis dieses Systems war eine Zentralablage, in der nach den Ausflihrungen des Projektleiters siimtliche aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswtirdigen Schriftstiicke der gesamten Behorde gesammelt wurden. Die Verwaltung erfolgte mit EDV-Untersttitzung unter Einsatz von DatenbankSoftware. Da mit dem zentralen Rechner eine sehr hohe Speicherkapazitiit zur Verfligung stand, konnte flir jedes Schriftsttick eine umfangreiche Kombination verschiedenster Suchbegriffe, angefangen vom Ersteller, Erstelldatum und Adressaten tiber Format bis hin zu Stichworten tiber den Inhalt eingegeben werden.

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Ablage: Information optimal organisieren by Margit Gätjens-Reuter


by Daniel
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